Warum E-Mail-Archivierung für Unternehmen unverzichtbar ist

E-Mails sind längst ein zentrales Kommunikationsmittel im Unternehmensalltag. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Verträge oder wichtige Absprachen werden täglich per E-Mail versendet und empfangen. Genau deshalb unterliegen geschäftliche E-Mails klaren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Eine professionelle E-Mail-Archivierung ist daher kein „Nice-to-have“, sondern eine rechtliche Notwendigkeit.

Rechtliche Sicherheit und Compliance

Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte E-Mails unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufzubewahren. Relevante gesetzliche Grundlagen sind unter anderem:

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen)

• HGB (Handelsgesetzbuch)

• AO (Abgabenordnung)

• DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Ohne eine revisionssichere E-Mail-Archivierung drohen bei Betriebsprüfungen, rechtlichen Auseinandersetzungen oder Datenschutzverstößen empfindliche Bußgelder, Nachzahlungen oder Beweisnachteile.

Schutz vor Datenverlust und Manipulation

E-Mails, die lediglich im Postfach gespeichert sind, gelten rechtlich nicht als sicher archiviert. Sie können versehentlich gelöscht, manipuliert oder durch technische Probleme verloren gehen. Eine professionelle Archivierung speichert E-Mails automatisch, revisionssicher und unveränderbar, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter das Postfach löscht oder verlässt.

Schneller Zugriff statt langem Suchen

Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung ist die effiziente Suche. Archivierte E-Mails lassen sich jederzeit schnell wiederfinden – etwa bei:

• Steuer- oder Betriebsprüfungen

• internen Recherchen

• rechtlichen Auseinandersetzungen

• Kunden- oder Lieferantenanfragen

Das spart Zeit, reduziert Stress und sorgt für klare Prozesse.

Entlastung der IT und der Postfächer

Durch die Auslagerung alter E-Mails in ein Archiv bleiben Mailserver und Postfächer schlank und leistungsfähig. Das reduziert Speicherbedarf, verbessert die Performance und vereinfacht Backups sowie die IT-Administration.

Unsere Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung

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